પ્રકરણ ૨: અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓની સત્તા અને ફરજો.

(૧)     સચિવ
(૨)     સંયુક્ત સચિવ
(૩)     નાયબ સચિવ
(૪)     હિસાબી અધિકારી
(૫)     સેક્શન અધિકારી

(૧)     સચિવ

સત્તાઃ

સચિવશ્રીને ગુજરાત જાહેર સેવા આયોગ (સેવાની શરતો) વિનિયમો-૧૯૬૦ હેઠળ વહીવટી સત્તાઓ સોંપવામાં આવેલી છે. તે ઉપરાંત તેઓને ખાતાના વડા તરીકેની સત્તાઓ નિહિત છે અને તે મુજબ નાણાકીય સત્તા સોંપણી નિયમો- ૧૯૯૮ હેઠળ ખાતાના વડાને નિહિત સત્તાઓ ધરાવે છે.

ફરજોઃ

1. કચેરીના પ્રબંધક અને વહિવટી વડા છે.
2. કચેરીની સમગ્ર કામગીરીનો ઝડપી અને અસરકારક નિકાલ થાય તે જોવાની જવાબદારી.
3. આયોગની નીતિ અને નિર્ણયોનો યોગ્ય રીતે અસરકારક અમલ થાય તે જોવાની ફરજ.
4. આયોગ અને અધ્યક્ષશ્રી પાસે રજુ થતા કેસ સંબંધિત બધી જ હકીકતો સમયમર્યાદામાં પૂરી વિગતો તેમજ ચકાસણી સાથે રજુ કરવી. ઉપરાંત આયોગ દ્વારા અપનાવાતી નીતિ વિષયક બાબતોમાં અથવા કાયદા કે નિયમોથી જુદી પડતી બાબતોમાં આયોગ અથવા અધ્યક્ષશ્રી દ્વારા લેવાયેલ નિર્ણયોની પુન: વિચારણા જરૂરી જણાય તેવા કેસ/પ્રકરણ આયોગ સમક્ષ પુન: રજુ કરવાની જવાબદારી.
5. કચેરીના સ્ટાફ પર નિરીક્ષણ અને નિયંત્રણની જવાબદારી, અધિકારીઓ/ કર્મચારીઓની જરૂરી બેઠકોનું આયોજન કરી કામોના નિકાલ પર સતત દેખરેખ રાખવી.
6. પ્રત્યેક કર્મચારી/અધિકારી ઝડપી અને અસરકારક કામ કરે તે જોવાની જવાબદારી.
7. કચેરીની કાર્યવાહી સારી રીતે સમયબધ્ધ થાય તે રીતે આગવી દ્રષ્ટિથી આયોજન કરવું.

(૨)     સંયુક્ત સચિવ

1. સચિવ પછી તરત જ મહત્વની ચાવી રૂપ જગ્યા હોવાથી સચિવ રજા પર હોય ત્યારે તેઓનો ચાર્જ સંભાળવો.
2. સચિવ દ્વારા સોંપવામાં આવતી તમામ કામગીરી સંભાળવી.
3. સરકારની સૂચનાઓ, આયોગ-નીતિ અને કાર્ય-પદ્ધતિ, ઉદ્ભવેલા કોર્ટ કેસ તથા પૂર્વાધાર અને અન્ય અનુભવોની વિગતો સહ કેસો રજુ કરવા.
4. શાખાઓની કામગીરી સમયસર અને કાર્યક્ષમ રીતે થાય તે જોવું.
5. બધાં જ પાસાંઓને આવરી લઈ વિશદ છણાવટ સાથે કેસની રજુઆત કરવી.
6. કચેરીમાં કામગીરીની ગુપ્તતા જળવાય તે રીતની વ્યવસ્થા કરવી.

(૩)     નાયબ સચિવ

1. સંયુક્ત સચિવ રજા પર હોય ત્યારે તેમને ચાર્જ સોંપવામાં આવ્યેથી તો સંભાળવો.
2. શાખાઓના સ્ટાફની શિસ્ત અને કામગીરી બાબતે નિરીક્ષણ અને નિયંત્રણની કામગીરી બજાવવી.
3. સચિવ દ્વારા સોંપવામાં આવતી કામગીરી સંભાળવી.
4. સરકારની સુચનાઓ, આયોગ-નીતિ તથા કાર્ય-પદ્ધતિ,અગાઉ ઉદ્ભવેલા કોર્ટ કેસ તથા પૂર્વાધાર અને અન્ય અનુભવોની વિગતો સાથે કેસો રજુ કરવા.
5. શાખાઓની કામગીરી સમયસર અને કાર્યક્ષમ રીતે થાય તે જોવું.
6. ફાઈલમાં રજુ થતી નોંધમાં તથા મુસદ્દામાં અનાવશ્યક બાબતો દર્શાવવામાં ન આવે અને નિયમો અને હુકમો અનુસારની જ રજુઆત જળવાય તે જોવું.

(૪)     હિસાબી અધિકારી

1. આયોગના મહેકમના અધિકારી/કર્મચારીઓના પગાર બીલો, ટેલિફોન બીલો, જાહેરાતના બીલો, કચેરી-ખર્ચનાં બીલો તેમજ તમામ પ્રકારની પેશગીઓની ચુકવણી સમયસર થાય તે જોવું.
2. હિસાબી શાખાની અન્ય નાણાકીય કામગીરી હાથ ધરવી.
3. આયોગ દ્વારા પ્રસિધ્ધ થતી જાહેરાતોના સંદર્ભમાં રોકડ ફી જમા લેવાની તથા ભારતીય પોસ્ટલ ઓર્ડરની વિગતોની નોંધ કરી તેને અલગથી જમા કરાવવાની કામગીરી કરવી.
4. આયોગ દ્વારા પ્રસિધ્ધ થતી જાહેરાતોના સંદર્ભમાં મળેલ અરજીઓ જાહેરાત પ્રમાણે વર્ગીકરણ કરીને સંબંધિત શાખાઓમાં મોકલવી.
5. આયોગની કચેરીના મહેકમ અંગે જરૂરી બજેટ સમયસર અને કાર્યક્ષમ રીતે તૈયાર કરવું.
6. ખરીદી કરવાની બાબતમાં નાણાકીય નિયમો અનુસાર અભિપ્રાય આપવો.
7. મહાલેખાકાર તથા પગાર અને હિસાબી અધિકારીની કચેરી સાથે હિસાબોનું મેળવણું કરવું.

(૫)     સેક્શન અધિકારી

1. સેક્શન અધિકારી પોતાની શાખાના ઈન્ચાર્જ અધિકારી હોઈ, તેમના હાથ નીચેના કર્મચારીઓ હાજર રહે તે જોવું.
2. શાખાની કામગીરી કાર્યક્ષમ અને દરેક તબક્કે અસરકારક અને ઝડપી થાય તે જોવું.
3. કામગીરીમાં નીચેની મુખ્ય બાબતોનો સમાવેશ થાય છે:

1. શાખામાં નાયબ સેક્શન અધિકારીઓ અને કારકુનને કામની વહેંચણી કરવી તથા શાખાના ચોક્કસ વિષયોની માહિતી આપવી.

2. સ્ટાફને જરૂરી સલાહ-સૂચન અને માર્ગદર્શન આપવું.

3. કર્મચારી વર્ગ અને કામના નિકાલ પર દેખરેખ રાખવી.

4. કેસના ઝડપી અને યોગ્ય નિકલ માટેની ચોક્કસ પદ્ધતિ અનુસરવી.

5. શાખાની કામગીરી માટે નીભાવવામાં આવતાં રજીસ્ટર્સ અધ્યતન રખાય છે કે કેમ તે જોવું.

6. ખાનગી બાબતોની જળવણી માટેની સુચનાઓનું ચુસ્તપણે પાલન થાય તે જોવું.

7. વિષયવાર સરકારશ્રીની સુચનાઓ અને આયોગના હુકમોની સંકલિત ફાઈલ રાખવી.

8. ઉપલા અધિકારી દ્વારા આપવામાં આવેલ સુચનાઓનું પાલન થાય તે જોવું.

9. શાખામાં આવતી ટપાલનું વાંચન અને નાયબ સેક્શન અધિકારીને માર્કિંગ કરવાની કામગીરી.

10. ટપાલમાં મળેલા અગત્યના અને તાકીદના કાગળો ઉપલા અધિકારીને રજૂ કરવા અને તેના ઝડપથી નિકાલની વ્યવસ્થા ગોઠવવી.

11. જરૂર જણાયે મુશ્કેલ હોય તેવા તેમજ અગત્યના કેસો અને કોર્ટકેસની કામગીરી જાતે કરવી.

12. નાયબ સેકશન અધિકારી ની ગેરહાજરી કે રજા પર હોવાના અથવા અન્ય કારણસર, કેસોનો ભરાવો ન થાય તે માટેનાં પગલાં લેવા.

13. સમાન પ્રકારના કેસો માટે જુદા જુદા નાયબ સેકશન અધિકારી વચ્ચે સંકલન કરવુ.

14. કોઇપણ કેસની રજુઆતમાં નાયબ સેકશન અધિકારીએ વ્યક્ત કરેલ અભિપ્રાયમાં હકીકત, નિયમ ,પૂર્વાધાર અથવા કાર્યપધ્ધતિ ને લગતી કોઇ ભૂલ હોય તો તે સુધારવી .કેસના નિકાલ માટે નાયબ સેકશન અધિકારીએ રજુ કરેલ ફાઇલ માં પૂર્વાધાર, સંદર્ભ, નિયમાધિન ચકાસીને રજુ કરવો.

15. નાયબ સેકશન અધિકારીને માર્ગદર્શન અને ખાસ કરીને નવા નાયબ સેકશન અધિકારીને કામકાજની પૂરી માહિતી , સમજ અને તાલીમ આપવી.

16. પખવાડીક અને માસિક નિકાલ બાકી અને નિકાલ થયેલા કેસોના પત્રકો સમયસર તૈયાર કરવા.

17. શાખા નિરીક્ષણ અને નાયબ સેકશન અધિકારીના દફતર નિરીક્ષણની કામગીરી સમયસર કરવી.

18. મળેલા પત્રો/કેસની આગળ પ્રગતિ અટકી પડી હોય તો આવી બાબત ઉપરી અધિકારીના ધ્યાન પર લાવવી.

19. ગુપ્ત અને અગત્યના ખાનગી કાગળો સુરક્ષિત રાખવા.

20. બાકી રખાયેલ કેસો (Await Cases) ઉપર યોગ્ય સમયે ઘટતાં પગલાં ભરવા અને કેસો નિરર્થક એકઠાં ન થાય તે જોવુ.

21. શાખાને સ્વચ્છ અને સુઘડ રાખવી.